Komplexe Bauprojekte übersichtlich mit PIM dargestellt
Controllen Sie Ihre Immobilien und Infrastruktur mit PrometriQ, der Projektmanagement Software!
Projekte sind im Lebenszyklus von Gebäuden und Bauwerken ein wesentlicher Bestandteil. Nicht nur die Errichtung und der Rückbau sind komplexe Projekte. Auch Um-/ Erweiterungsbauten bzw. Renovierungsmaßnahmen werden als Projekte geplant und realisiert. Sie sorgen für die Werterhaltung eines Assets bzw. Portfoliobestandes, oder entwickeln das Asset auf ein höheres Level. Zur Unterstützung dieser Prozesse stellt der Funktionsbereich PIM (Project Information Management) von PrometriQ die notwendige Funktionalität zur Verfügung.
Ausgangspunkt ist die Pipeline der Bau-/Instandhaltungsmaßnahmen im Funktionsbereich AIM. Nach Freigabe eines Projektes im Funktionsbereich AIM werden die Ausgangsdaten des Projekts übernommen und von der Funktionalität PIM (Project Information Management) unterstützt. Dabei bleibt der Bezug zum Asset bzw. dessen Objekte jederzeit erhalten. Um die Projektziele hinsichtlich Kosten und Termine zu sichern, sammelt PrometriQ die für das Projektmanagement relevanten Kosten- und Termindaten aus der Planungs- und Realisierungsphase. Außerdem sind das Vertragsmanagement sowie die Integration quantitativer und qualitativer Anforderungen aus den Gebäude- bzw. Raumbüchern zu betrachten. Zukünftig soll auch das Management von Projektrisiken in Verbindung mit Risiko begrenzenden Maßnahmen unterstützt werden.
Die aus den Projektdaten generierten aktuellen Kennzahlen zur Projektsituation unterstützen die Projektverantwortlichen bei Entscheidungen und dem Einleiten von Steuerungsmaßnahmen. Der Lifecycle Gedanke wird auch dadurch unterstützt, dass die zeitbezogenen Kosten aus der Mittelabflussplanung der Projekte (Capex) in die Planung der Bewirtschaftungskosten (Opex) und damit in die Cashflow-Planung des Assets einfließen.
Termine schnell und übersichtlich planen
PrometriQ stellt eine mehrstufige Terminplanung zur Verfügung. Mittels einer Gantt-Komponente werden die Arbeitspakete zeitlich geplant.
Terminplanung
Termine über alle Projektphasen
PrometriQ stellt eine mehrstufige Terminplanung zur Verfügung. Die Planungsebenen sind Rahmenterminplan, Generalablaufplan sowie ein oder mehrere Detailterminpläne. Die Koordination der Termine über alle Projektphasen erfolgt mithilfe des Generalablaufplans. Dieser wird systemunterstützt aus der Projektstruktur generiert. Dabei entsprechen die Arbeitspakete den einzelnen Vorgängen im Generalablaufplan. Mittels einer Gantt-Komponente werden die Arbeitspakete zeitlich geplant. Die Planung orientiert sich dabei am übergeordneten Rahmenterminplan. Folgende Punkte sind hervorzuheben:
- Erstellung eines Gantt-Diagramms mit Anordnungsbeziehungen.
- Integration von MS-Project® in die Terminplanung.
- Spiegelung der Meilensteine im untergeordneten Terminplan.
- Die Termindaten der Arbeitspakete der Projektstruktur werden aus dem Generalablaufplan übernommen.
- Arbeitspakete können durch einzelne Tasks untersetzt werden (siehe Taskboard).
- Einzelne Vorgänge/Arbeitspakete des Generalablaufplans können durch Detailterminpläne weiter detailliert werden.
- Für die Termindaten ist auch eine Verlinkung mit dem Bauwerksmodell möglich. Damit kann der geplante Bauablauf optimal visualisiert werden.
Taskboard für Arbeitspakete
Die Vorgänge des Generalablaufplans respektive die Arbeitspakete der Projektstruktur können mithilfe eines Taskboards nach dem Lean/Kanban-Prinzip mit einzelnen Tasks untersetzt werden. Dabei erfolgt die Terminierung des Arbeitspaketes durch den Generalablaufplan. Folgende Punkte sind hervorzuheben:
- Einzelne Tasks werden mit Zuständigkeit, geschätztem Aufwand und ggf. Zieltermin erfasst.
- Entsprechend einem Kanban-Board können diese „in Bearbeitung“ und anschließend auf „Erledigt“ gesetzt werden.
- In einem Detailterminplan können einzelne Vorgänge als Task gekennzeichnet werden, sodass sie auch im Taskboard angezeigt werden.
Einzelne Arbeitspakete des Taskboards können nach MS-Planner® exportiert werden, um dessen Zusatzfunktionen zu nutzen, wie mobile Datenpflege, Anhänge verwalten, Kommentare etc…
Die Kosten immer im Blick
Ausgehend von einem Projektbudget können die geplanten Projektkosten phasenbezogen verwaltet werden.
Budget und Kostenplanung
Kosten planen
Ausgehend von einem Projektbudget können die geplanten Projektkosten phasenbezogen verwaltet werden. Folgende Punkte sind hervorzuheben:
- Für die einzelnen Planungsphasen können ein oder mehrere Kostenpläne im Zusammenhang mit einem Bearbeitungsstatus angelegt und verfolgt werden.
- Jeder Kostenplan kann in Abschnitte, z. B. für die einzelnen Objekte gegliedert werden.
- Die Kostenstruktur richtet sich nach der in den Projekteinstellungen vorgenommenen Konfiguration (z.B. DIN 276, ÖNORM B-1801, individuell).
- Risikopositionen erhalten eine spezielle Kennzeichnung.
- Ein Kostenplan wird über die Oberfläche erfasst oder über eine Schnittstelle aus einer MS-Excel® Vorlagedatei importiert.
- Eine Plausibilisierung der Mengen erfolgt durch den Abgleich der vom Planer gelieferten Mengen mit den Mengen aus dem Bauwerksmodell.
- Die Verlinkung mit Dateien aus MS-Teams® unterstützen die Aussagekraft der Daten des Kostenplans.
Bauwerksmodelle verlinken
Optional kann ein Kostenplan mit dem zugrunde liegenden Bauwerksmodell verlinkt werden:
- Die Verlinkung beschränkt sich nicht nur auf ein Bauwerksmodell. Häufig liegen dem Kostenplan z.B. ein Architekturmodell und mehrere TGA-Modelle zugrunde.
- Im Bereich der Projektstammdaten wird festgelegt, welche Version der Bauwerksmodelle von der Plattform für die Verwaltung der Bauwerksmodelle (z.B. Autodesk® ACC®/BIM360®) für diese Phase der Kostenplanung relevant ist.
- Des Weiteren bezieht sich das eingebundene Bauwerksmodell auch auf das dazugehörige Gebäudebuch mit den relevanten Ausstattungsmerkmalen aus dem Funktionsbereich AIM (siehe Screenshot zum Gebäudebuch).
Verträge vom Einkauf bis zur Abrechnung managen
Das Vertragsmanagement überwacht die Kosten von der Ausschreibung bis zur Abrechnung der geplanten Leistungen auf Basis von Leistungsverzeichnissen (LV‘s)
Ausschreibungen
Leistungsverzeichnisse erstellen und verwalten
Analog zu den Kostenplänen werden auch die Leistungsverzeichnisse (LV) verwaltet. Folgende Punkte sind dabei hervorzuheben:
- Neben einer manuellen Erfassung für kleinere LV’s erfolgt die Datenerfassung über einen Import aus einer MS-Excel Vorlage oder über das Standardformat GAEB. Das Format ÖNROM wird auch unterstützt.
- Auch hier bezieht sich das optional eingebundene Bauwerksmodell auf die relevante LoD-Phase bzw. den relevanten Versionsstand auf der Plattform für die Verwaltung der Bauwerksmodelle.
- Das LV kann nach Objekten und weiteren Ebenen sowie Positions-Nr. und einem Index gegliedert werden.
- Durch einen Positionssplit wird die Zuordnung der Position zur Kostenplanungsposition der Vergabeeinheit (VE) hergestellt.
- Ebenfalls über einen Positionssplitt wird die Zuordnung zur „Anlage im Bau“ des Rechnungswesens vorgenommen. Dies ist eine Voraussetzung, um die Vertrags- und Abrechnungsdaten an ein ERP-System wie z.B. SAP® zu übergeben. Diese Anpassung wird kundenspezifisch vorgenommen.
- Bei Bedarf können für die LV-Positionen geschätzte Einheitspreise verwaltet werden.
Bauwerksmodelle verlinken
- Optional besteht die Möglichkeit der Verlinkung zwischen den Positionen des Leistungsverzeichnisses und dem zugrunde liegenden Bauwerksmodell.
- Analog zur Kostenplanung können auch mehrere Bauwerksmodelle eingebunden werden, z.B. Architekturmodell und ein/mehrere TGA-Modelle.
- Auch hier bezieht sich das optional eingebundene Bauwerksmodell auf die relevante LoD-Phase bzw. den relevanten Versionsstand auf der Plattform für die Verwaltung der Gebäudemodelle.
- Bei Bedarf können die aus dem Bauwerksmodell generierten Mengen mit den importierten Mengen des LV-Erstellers verglichen werden.
Angebote verwalten
- Erfassen oder importieren von Angeboten
- Angebote vergleichen
- Bestbieter auswählen
- Vertrag mit Vertrags-LV für Bestbieter generieren
Verträge
Verträge erstellen und verwalten
Analog zur Ausschreibung werden auch die Leistungsverzeichnisse der Verträge gehandhabt. Ergänzend dazu sind für die Verträge folgende Punkte hervorzuheben:
- Für potenzielle Nachträge können Rückstellungen gebildet werden, Pauschal z.B. 8 % oder über Rückstellungen einzelne Positionen für sich abzeichnende Mehr-/Minderkosten. Es ist jederzeit ersichtlich, inwieweit die Hauptvertragssumme inkl. Rückstellungen im Rahmen des Vergabebudgets liegt
- Der Prozess des Claim Management für Mehr-/Minderkosten durch Nachträge kann lückenlos verfolgt werden durch: Nachtragsanmeldungen vonseiten der Baufirmen, Nachtragsangebote, Beauftragte Nachträge
- Der Prozess der Bearbeitung wird durch einen entsprechenden Bearbeitungsstatus dokumentiert (z.B. „in Bearbeitung“, „dem Grunde nach“, „Geteilt“, „Genehmigt“, „Storniert“).
- Dienstleistungsverträge der Planer etc. werden analog verwaltet.
Nachtragsangebote verwalten
Stellvertretend für das Claim Management sind für ein Nachtragsangebot folgende Punkte hervorzuheben:
- Die Leistungsänderungen des Angebots werden als LV-Positionen mit den Angebotspreisen aufgenommen.
- Für das Kostencontrolling ist es relevant, den Bezug zu einer ggf. vorausgehenden Nachtragsanmeldung herzustellen.
- Ebenso können einzelne Leistungspositionen aus dem LV des Hauptvertrages als „entfallen“ gekennzeichnet werden und stehen nach Genehmigung des Nachtrags für die Abrechnung nicht mehr zur Verfügung.
- Sofern es nach Verhandlung der Angebote erforderlich ist, werden mehrere Nachtragsangebote zu einem Nachtrag zusammengefasst.
- Da ein Nachtrag auch ein geändertes Bauwerksmodell zur Folge haben kann, können die Nachtragspositionen mit einem aktuelleren Bauwerksmodell als der Hauptvertrag verlinkt werden.
Leistungsmeldungen verwalten
Leistungsmeldungen sind die Voraussetzung für die Abrechnung von Bauleistungen.
- PrometriQ stellt für die Erfassung der Leistungsmeldungen die aktuell beauftragten LV-Positionen des Vertrages inkl. der beauftragten Nachträge mit ihren Mengen zur Verfügung.
- Die realisierten Leistungen können regelmäßig mit ihren Mengen erfasst werden. Dabei werden immer die kumulierten Mengen erfasst. Das System ermittelt die Delta-Werte zur letzten Leistungsmeldung.
- Alternativ können die realisierten Mengen auch über eine MS-Excel®-Vorlage importiert werden.
- Die LV-Positionen sind über den Vertrag mit dem Bauwerksmodell verlinkt. Damit ist die Voraussetzung geschaffen, um die Mengen mit Bauteilbezug direkt über die fertiggestellten Bauteile zu erfassen.
- Sofern mit Bauwerksmodellen gearbeitet wird, werden die realisierten Mengen am Bauwerksmodell visualisiert.
Rechnungen verwalten
Nach Eingang einer Rechnung des Auftragnehmer (AN) erstellt PrometriQ vonseiten des Auftraggebers (AG) eine Prüfrechnung. Folgende Punkte sind hervorzuheben:
- Es werden folgende Rechnungsarten verwaltet: Vorauszahlungen, Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen
- Im Fall einer Abschlagsrechnung werden die abzurechnenden Leistungsmeldungen der Rechnung zugeordnet.
- Vertragskonditionen, Bürgschaften oder Vorauszahlungen, ggf. vorhandene Minderungen werden berücksichtigt.
- Ergebnis ist ein geprüfter freizugebender Betrag als Vergleich zur Netto-Rechnungssumme des Auftragnehmers.
- Unter Berücksichtigung der Mehrwertsteuer und ggf. vereinbartem Skonto ergibt sich die „Vorgeschlagene Zahlung“ für das Rechnungswesen des AG.
- Der tatsächlich bezahlte Betrag kann nachträglich zur Information erfasst werden.
- Der Datenaustausch mit dem ERP-, bzw. Fibu-System (z.B. SAP®) kann über Schnittstellen erfolgen. Die davor erforderliche Schnittstelle muss kundenindividuell eingerichtet werden.
Übersichtliche Dashboards
Dashboards unterstützen das Management und Controlling auf unterschiedlichen Ebenen. Einige Beispiele aus dem Themenbereich Kosten sind:
Dashboards
Dashboards unterstützen das Management und Controlling auf unterschiedlichen Ebenen. Einige Beispiele aus dem Themenbereich Kosten sind:
Controlling Einzelvertrag
Auf Vertragsebene zeigt das Dashboard die aktuelle Vertragssituation hinsichtlich der Kosten und potenzieller weiterer Reserven für Nachträge.
Status Vertragsmanagement
Für das Vertragsmanagement werden Kennzahlen ermittelt, um den Leistungsfortschritt in der Realisierungsphase zu steuern und mögliche Risiken bzw. Chancen rechtzeitig zu erkennen.
Status zur Einhaltung des Kostenbudgets
Zusammenfassende Kostenkennzahlen aus der Planungs- und Realisierungsphase zeigen die Budgeteinhaltung sowie potenzielle Kostenreserven. Weitere unterstützende Informationen liefern Kennzahlen über den Kostenverlauf in den einzelnen Projektphasen und zum Bearbeitungsstatus der einzelnen Geschäftsobjekte (Kostenpläne, Ausschreibungen, Verträge etc.).
