Mit AIM den Assetbestand strukturieren sowie Erlöse und Kosten managen

Managen Sie Ihre Immobilien mit PrometriQ, der Asset Information Management Software!

Der Funktionsbereich AIM (Asset Information Management) strukturiert und dokumentiert zunächst den Assetbestand eines Owners. Darauf aufbauend werden alle relevanten Daten für das Management der Erlöse und Kosten in der Nutzungsphase zusammengeführt. Mehrere Immobilien bzw. Assets können zu Portfolios zusammengeführt werden.

Durch die nahtlose Integration mit dem Bereich PIM (Projekt Information Management) steht eine umfangreiche und konsistente Datenbasis für die Generierung der relevanten Kennzahlen und Reports für das tägliche Management der Assets, sowie der damit verbundenen Projekte zur Verfügung.

Objekte einfach dokumentieren & verwalten

Die Organisation und Strukturierung der Assets ist das Rückgrat für sämtliche Prozesse und die sich daraus ergebenden Daten in dessen Lebenszyklus.

  • Asset & Objekte mit Stammdaten verwalten

  • Mehrere Assets mittels Portfolien strukturiert verwalten

  • Versionen im Lebenszyklus eines Objektes dokumentieren

Asset-/Portfolio- und Objektdokumentation

Die Organisation und Strukturierung der Assets ist das Rückgrat für sämtliche Prozesse und die sich daraus ergebenden Daten in dessen Lebenszyklus.

In der Regel hat ein Kunde bereits einen Bestand an baulichen Anlagen. Wir empfehlen, mit einer begrenzten Anzahl typischer Assets erste Erfahrungen mit der Plattform PrometriQ zu sammeln und anschließend zu skalieren. Grundsätzlich bietet sich an, z.B. mit einem Neubau und/oder der Dokumentation eines oder mehrerer Assets aus dem Bestand zu beginnen. Wesentliche Funktionen dabei sind:

Asset und Objekte mit Stammdaten verwalten

Ein Asset wie z.B. ein Wohnquartier kann aus einem oder mehreren Objekten bestehen. Ein Objekt ist z.B. ein Gebäude, eine größere zusammenhängende Außenanlage im Quartier, oder die Quartiersstraße. Sowohl das Asset, als auch die Objekte, werden mit Stammdaten und weiteren Informationen beschrieben:

  • Systembedingte Mussdaten (Asset-ID, Bezeichnung, Adresse, Katalogeinstellungen, Typ etc.) identifizieren das Asset bzw. das Objekt.
  • Ergänzend dazu kommen frei durch den Kunden konfigurierbare beschreibende Merkmale. Je nach Asset-/Objekttyp (Wohnen, Büro, Bahnhof) unterstützen Templates eine einheitliche Erfassung.
  • Ergänzend zur Lokalisierung über Google-Maps, kann ein Lageplan oder ein Umgebungsmodell verwaltet werden, welche die Mikrolage des Assets und seiner Gebäude dokumentieren.
  • Beim Anlegen eines Assets wird in MS-Teams® automatisiert ein Team mit vordefinierten Kanälen für das Asset erstellt. 
  • Die auf der SharePoint®-Website gespeicherten Dateien können über den MS-Teams® Button an verschiedenen Stellen verlinkt oder hochgeladen werden.

Mehrere Assets mittels Portfolios strukturiert verwalten

Der Immobilienbestand eines Bestandshalters / Investors kann auf oberster Ebene mittels Portfolios strukturiert verwaltet werden. Ein Portfolio kann beispielsweise alle Wohn- oder Gewerbeimmobilien zusammenfassen oder die Assets nach Regionen (Nord, Süd, DACH, Europa etc.) gliedern.

Es ist vorgesehen, auch auf Ebene des Portfolios übergreifende Dashboards mit Kennzahlen (KPI’s) sowie Planungsdaten zur Bewirtschaftung eines Portfolios zur Verfügung zu stellen.

Versionen im Lebenszyklus eines Objektes

Der Lebenszyklus eines Objektes wird in PrometriQ durch die Versionen eines Objektes dokumentiert.

  • Die Versionen betreffen sowohl die Projekt-, als auch die Nutzungsphasen.
  • Die Versionen im Projekt spiegeln die zunehmende Detaillierung der Planungsstände.
  • Eine neue Version in der Nutzungsphase entsteht i.d.R. nach Abschluss eines Projektes oder sofern ein Datenstand aus anderen Überlegungen dokumentiert werden muss.
  • Jeder Version können optional von der Plattform für die Bauwerksmodelle (z.B. Autodesk® BIM 360® oder ACC®) ein oder mehrere Bauwerksmodelle zugeordnet werden (z.B. Architekturmodell und TGA-Modelle).

Übersichtlicher Bewirtschaftungsplan

Laufende Tätigkeiten werden mittels Arbeitspaketen und deren Aufgaben, bezogen auf das Bewirtschaftungsjahr in einem Taskboard geplant und verfolgt.

  • Terminierung der Arbeitspakete

  • Klassifizierung mittels Tagging

  • Integration mit MS-Planner® bzw. MS-Teams®

  • Direkte Zuweisung zu einem/mehreren verantwortlichen Bearbeitern

Bewirtschaftungsplan

Im Bewirtschaftungsplan werden die laufenden Tätigkeiten mittels Arbeitspaketen und deren Aufgaben, bezogen auf das Bewirtschaftungsjahr, geplant und verfolgt:

  • Die Arbeitspakete können mittels Tagging ein oder mehreren Themen (Mietverträge, Instandhaltung etc.) zugeordnet werden.
  • Die Arbeitspakete können terminiert werden.
  • Jedes Arbeitspaket wird durch einzelne Aufgaben untersetzt und einem/mehreren verantwortlichen Bearbeitern zugewiesen.
  • Zur besseren Integration in den täglichen Bürobetrieb, z.B. eines Assetmanager, ist eine Integration mit MS-Planner® bzw. MS-Teams® möglich.

Bau- & Instandhaltungsmaßnahmen planen

PrometriQ bietet die Möglichkeit, für jedes Asset eine Pipeline an Bau- & Instandhaltungsmaßnahmen mit Bearbeitungsstatus zu verwalten.

  • Zuordnung von voraussichtlichen Kosten & Terminen

  • Klassifizierung als Bau-/Instandhaltungsmaßnahme oder als Projekt

  • Zuordnung freigegebener Maßnahmen zum voraussichtlichen Realisierungsjahr im Bewirtschaftungsplan

  • Sobald aus einer Maßnahme ein Projekt aufgesetzt wird, besteht ein Bezug zum relevanten Projekt (siehe PIM)

Geplante Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen

PrometriQ bietet die Möglichkeit für jedes Asset eine Pipeline an Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen mit dem jeweiligen Bearbeitungsstatus zu verwalten:

  • Jeder dieser Maßnahmen werden voraussichtliche Kosten- und Termine zugeordnet.
  • Die Maßnahmen werden als kleinere Bau-/Instandhaltungsmaßnahmen oder als Projekte klassifiziert.
  • Freigegebene Maßnahmen werden dem voraussichtlichen Realisierungsjahr im Bewirtschaftungsplan zugeordnet.
  • Sobald aus einer Maßnahme ein Projekt aufgesetzt wird, besteht ein Bezug zum relevanten Projekt.

Vorausschauende Planung der Erträge

Die Erträge aus einem Asset können geplant und mit Ist-Daten zeitbezogen verfolgt werden.

  • Differenzierung zwischen Plan-/Soll-/Ist-Erträgen

  • Controlling zwischen Mehrjahresplanung sowie Jahresplanung Soll/Ist

  • Vergleich zweier Datenstände möglich

  • hierarchisch frei konfigurierbare Ertragsstruktur

Planung der Erträge

Die Erträge aus einem Asset können geplant und mit Ist-Daten zeitbezogen verfolgt werden. Folgende Punkte sind hervorzuheben:

  • Es wird differenziert zwischen Plan-/Soll-/Ist-Erträgen.
  • Für das Controlling werden die Kosten in drei Zeitreihen verwaltet: Mehrjahresplanung (Budget in Jahren), Jahresplanung (Soll-Daten in Monaten), Abgerechnet (Ist-Daten in Monaten)
  • Die Verwaltung der Erträge erfolgt nach einer hierarchisch frei konfigurierbaren Ertragsstruktur.
  • Alle Daten werden historisiert. Gleichzeitig können zwei Datenstände verglichen werden.
  • Einzelne Ertragspositionen ergeben sich aus Detaildaten, wie z.B. den Mietverträgen.
  • Die Ist-Daten werden in aggregierter Form aus dem Rechnungswesen übernommen.
  • Das Controlling erfolgt über Soll-Ist-Vergleiche aus den Daten der Zeitreihen Plan/Soll/Ist.
  • Eine Mehrjahresplanung kann auch schon in der Projektphase erfolgen, um z.B. in Verbindung mit den Kosten die voraussichtlichen Renditen aus Verkauf  oder/und Vermietung zu ermitteln.

Mietverträge unkompliziert aufsetzten

Bei der Planung der Erträge können für einzelne Ertragspositionen Erlösverträge verwaltet werden. Die Mietverträge stehen dabei im Vordergrund.

  • Leerstand von Objekten wird sofort ersichtlich

  • Verwaltung von Stammdaten und der Regeln für die Mietpreisanpassung

  • Entwicklung des Mietvertrags ist jederzeit nachvollziehbar

  • Übernahme der Ist-Daten aus dem Rechnungswesen des Kunden

Debitorenverträge (Mietverträge)

Im Kontext der Planung der Erträge können für einzelne Ertragspositionen die zugrunde liegenden Erlösverträge verwaltet werden. Die Mietverträge stehen dabei im Vordergrund. Folgende Punkte sind hervorzuheben:

  • Kommt ein Gebäudebuch zum Einsatz, können die Mietverträge den Nutzungseinheiten zugeordnet werden. Ein Leerstand ist damit sofort ersichtlich.
  • Neben den Stammdaten werden auch die Regeln für Verlängerungsoptionen und die Mietpreisanpassung (Staffelmiete, Indexmiete) sowie weitere Vertragsdetails wie z.B. mietfreie Zeiten u.v.m verwaltet.
  • Durch eine Historisierung der Daten ist auch die Entwicklung des Mietvertrags über die Laufzeit jederzeit nachvollziehbar.
  • Die Ist-Daten werden soweit möglich aus dem Rechnungswesen des Kunden übernommen bzw. visualisiert.

Ganzheitliche Planung der Lebenszykluskosten

Für die Nutzungsphase können die Bewirtschaftungskosten (OpEx) sowie die Investitionskosten (CapEx) geplant und mit Ist-Daten zeitbezogen verfolgt werden.

  • Differenzierung zwischen Plan-/Soll-/Ist Kosten (OpEx)

  • Controlling zwischen Mehrjahresplanung sowie Jahresplanung Soll/Ist (OpEx)

  • Gliederung nach einem frei konfigurierbaren Kostenkatalog

  • Integration Mittelabflussplanung aus laufenden Projekten (CapEx)

  • Übernahme der Ist-Daten in aggregierter Form aus dem Rechnungswesen

Planung der Kosten

Für die Nutzungsphase können die Bewirtschaftungskosten geplant und mit Ist-Daten zeitbezogen verfolgt werden. Folgende Punkte sind hervorzuheben:

  • Für das Controlling werden die Kosten in drei Zeitreihen verwaltet: Mehrjahresplanung (Budget in Jahren), Jahresplanung (Soll-Daten in Monaten), Abgerechnet (Ist-Daten in Monaten)
  • Einzelne Kostenpositionen ergeben sich aus Detaildaten wie z.B. Instandhaltungsverträge.
  • Alle Daten werden historisiert. Gleichzeitig können zwei Datenstände verglichen werden.
  • Die Ist-Daten werden in aggregierter Form aus dem Rechnungswesen übernommen.
  • Die Gliederung der Bewirtschaftungskosten erfolgt nach einem frei konfigurierbaren Kostenkatalog.
  • Durch Integration der Mittelabflussplanung aus den laufenden Projekten werden die Investitionskosten (CapEx) zu einer Gesamtbetrachtung der Kosten integriert.
  • Das Controlling erfolgt über Soll-Ist-Vergleiche aus den Daten der Zeitreihen Plan/Soll/Ist.
  • Eine Mehrjahresplanung kann auch schon in der Projektphase erfolgen, um z.B. die voraussichtlichen Lebenszykluskosten zu ermitteln.
  • Kostenkataloge können nach unterschiedlichen Assetklassen (Hochbau, Infrastruktur, etc.) kundenspezifisch angelegt und verwaltet werden.

Kreditorenverträge unkompliziert aufsetzten – coming soon –

Die Kreditorenverträge für Instandhaltung und Betrieb untersetzen die Positionen aus der Planung der Bewirtschaftungskosten.

  • Bestehend aus Stammdaten und den einzelnen Leistungspositionen

  • Austausch der Daten über eine Schnittstelle möglich

  • Übernahme der Ist-Daten aus dem Rechnungswesen des Kunden

Kreditorenverträge

Die Kreditorenverträge für Instandhaltung und Betrieb untersetzen die Positionen aus der Planung der Bewirtschaftungskosten:

  • Jeder Vertrag besteht aus Stammdaten und den einzelnen Leistungspositionen.
  • Die Vertragspositionen können bei Bedarf den Anlagekonten im Rechnungswesen zugeordnet werden, um Daten über eine Schnittstelle auszutauschen.
  • Die Ist-Daten werden soweit möglich aus dem Rechnungswesen des Kunden übernommen.

Cashflow schnell und einfach darstellen

Der Cashflow ermittelt sich aus den Erträgen und den Bewirtschaftungskosten einschließlich der Kosten aus den Projekten (Lebenszyklusbetrachtung).

  • Bildet die Datenbasis für verschiedene Wirtschaftlichkeitsrechnungen

  • Controlling zwischen Mehrjahresplanung sowie Jahresplanung Soll/Ist

Cashflow

Der Cashflow ermittelt sich aus den Erträgen und den Bewirtschaftungskosten, einschließlich der Kosten aus den Projekten.

  • Für das Controlling werden die Kosten und Erträge in drei Zeitreihen verwaltet: Mehrjahresplanung (Budget in Jahren), Jahresplanung (Soll-Daten in Monaten), Abgerechnet (Ist-Daten in Monaten)
  • Die Daten des Cashflows bilden die Datenbasis für die verschiedenen Wirtschaftlichkeitsrechnungen und deren Kennziffern.

Übersichtliche Dashboards

Dashboards unterstützen das Management und Controlling auf unterschiedlichen Ebenen.

  • Zentrales Dashboard mit wesentlichen Kennzahlen

  • Themenbezogene Dashboards z.B. für die Erträge, Kosten oder den Stand der laufenden Baumaßnahmen u.v.m.

Dashboards

Dashboards unterstützen das Management und Controlling auf unterschiedlichen Ebenen.

In einem zentralen Dashboard werden die wesentlichen Kennzahlen zu verschiedenen Themen zusammengeführt. Daneben gibt es themenbezogene Dashboards z.B. für die Erträge, Kosten oder den Stand der laufenden Baumaßnahmen u.v.m.

Komplexe Bauprojekte übersichtlich darstellen?

PrometriQ macht es möglich! Der Systembereich PIM stellt Ihnen über alle Projektphasen die notwendige Funktionalität zur Verfügung.

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